MEMO
Apa itu memo?
Memo atau memorandum adalah :
o Sebuah
dokumen yang digunakan untuk berkomunikasi didalam organisasi,memo biasanya
pendek dan berisi untuk,dari,tanggal,perihal dan isi pesan.
o Memo
tidak harus ditandatangani oleh pengirim tetapi terkadang pengirim menaruh
namanya sebagai tanda yang terletak diakhir memo paling bawah untuk
informal/bersahabat,atau pengirim menaruh nama lengkap agar lebih formal. Jika
ragu ikuti prosedur yang ada di perusahaan
Kenapa harus menulis memo ?
Memo digunakan dan diperlukan
ketika email atau pesan tidak cocok dikondisi tertentu,contohnya : jika kamu
mengirimkan sebuah objek,seperti buku atau kertas yang harus ditandatangani
langsung oleh internal (bagian dalam pesan di kantor) , kamu dapat menggunakan
memo sebagai catatan untuk menjelaskan kepada penerima apa yang harus dilakukan.
Bagaimana cara menulis memo ?
Memo harus memiliki beberapa
bagian dan isi berikut ini :
1. “Kepada”
berisikan nama penerima yang dituju.untuk memo tidak formal,si penerima
memberikan nama misalnya “untuk andy”,itu sudah cukup. Selanjutnya , untuk memo
yang formal menggunakan nama lengkap penerima. Jika penerima dari department
lain maka harus menggunakan nama lengkap serta nama departmentnya. Penggunaan
nama lengkap tidak harus menggunakan Tuan,Nyonya atau Nona kecuali memo yang
dibuat adalah sangat formal.
2. Bagian
“Dari” berisikan nama pengirim. Untuk memo tidak formal,nama si pengirim
seperti “Dari : Bil” itu sudah cukup. Untuk memo yang formal penggunaan nama si
pengirim harus menggunakan nama lengkap. Jika penerima berasal dari department
lain maka gunakan nama lengkap dan nama department. Biasanya,penggunaan nama
tersebut tidak harus disertakan nama tuan,nyonya atau nona kecuali memo yang
dibuat adalah sangat formal.
3. Bagian
“tanggal” , untuk menghidari kebingungan antara gaya bahasa ‘british’
dan ‘amerika’ dalam sistematika penanggalan maka penulisan bulan menggunakan
kata atau sebuah singkatan seperti ‘january’ atau ‘jan’.
4. Bagian
“perihal” .
5. Isi
pesan
Terkecuali memo,adalah sebuah catatan singkat,memo yang terorganisir dan baik harus mengikuti
isi berikut ini :
a)
Situasi : sebuah pendahuluan atau tujuan memo.
b)
Masalah (tambahan) : contohnya ,“sehubungan
dengan pemindahan kantor baru di Kowloon Bay,pekerja memiliki kesulitan untuk
mencari tempat terdekat untuk membeli makan siang”.
c)
Solusi (tambahan) : contohnya ,“penyediaan mesin
microwave/mesin oven di bagian dapur maka staff dapat membawa bekal makanan
mereka sendiri dan menghangatkan kembali makanan mereka”.
d)
Aksi : seperti halnya dengan solusi atau sebagai
dari bagian solusi kebutuhan si penerima untuk dilaksanakan,seperti ,“kami sagat
berterima kasih jika kamu mengizinkan kenaikan sebesar $3000”.
e)
Kesopanan : untuk menghindari penolakan si
penerima untuk mengambil aksi / tindakan yang kamu inginkan,hal itu sangat
penting untuk mengakhiri dengan sebuah kata sopan misalnya, “sekali lagu,terima
kasih untuk bantuannya” atau tidak lebih formalnya seperti “Terima kasih”.
6. Tanda
tangan (hanya tambahan).
